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為什么你的報(bào)銷被拒絕？ 已有65人參與
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無數(shù)次去報(bào)銷，卻因?yàn)椴环弦?guī)定被拒。財(cái)務(wù)報(bào)銷制度對學(xué)者的影響的話題并不是新鮮事，也有很多優(yōu)秀的研究者因?yàn)閳?bào)銷問題，而影響到了研究。知深（zhishen100）小編以下這位老師的分享對于報(bào)銷有很大的指導(dǎo)作用。 1、是在針對你嗎？ 記得那是前年，有一次去財(cái)務(wù)處長辦公室簽字，正聽到一位老師在電話里跟財(cái)務(wù)處副處長怒吼： “你是不是針對我？你是不是非要跟我過不去？啊？！！”電話里的聲音很大，我在旁邊聽得清清楚楚。 “不是針對您，但是您這個(gè)單子真的不能報(bào)，審計(jì)會出問題�！备碧庨L解釋道。 我退出來，去財(cái)務(wù)前臺打聽是怎么回事，原來是這位老師拿了幾千塊錢的打的票和幾千塊的餐票，都想通過一張報(bào)銷單來報(bào)銷，財(cái)務(wù)處沒同意，這位老師就怒了。 我搖搖頭離開，并沒有繼續(xù)關(guān)注這件事接下來會如何發(fā)展，因?yàn)榻Y(jié)果是注定的：審計(jì)大于天，莫說你是一個(gè)普通教師，你就是百人，千人，杰青，院士，甚至哪怕你是葉良辰，趙日天，該不能報(bào)的一樣不能報(bào)。 2、正確的報(bào)銷方式是怎樣的？ 很多老師們都有同樣一個(gè)習(xí)慣，喜歡把發(fā)票攢到一定量以后再去財(cái)務(wù)處報(bào)銷，這樣可以減少去財(cái)務(wù)處的次數(shù)和填寫報(bào)銷單、簽字所花費(fèi)的時(shí)間。 從道理上說這并沒有什么錯(cuò)誤，但在實(shí)際操作過程中，卻并不總行得通：如果你要報(bào)銷的是低值易耗品或材料設(shè)備，那么攢多幾張發(fā)票去報(bào)銷問題不大�？扇绻阋獔�(bào)銷的是交通費(fèi)（打的票），餐費(fèi)（招待費(fèi)），那么問題就來了： 我們的科研經(jīng)費(fèi)是政府撥付的，它和政府在其它方面的開銷一樣，都是納稅人的錢，都要接受納稅人的監(jiān)督和政府的審計(jì)。在審計(jì)中，“三公消費(fèi)”是審查的重點(diǎn)。所以如果你把交通費(fèi)的發(fā)票或吃飯的餐票攢到數(shù)千元，然后用一張報(bào)銷單報(bào)銷，那么你就是重點(diǎn)被審查的對象。 從這個(gè)角度講，財(cái)務(wù)處不允許老師攢一大堆發(fā)票一次性報(bào)銷，表面上是攔著老師們，但實(shí)際上是為了規(guī)避審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)，減少不必要的麻煩。 那么正確的報(bào)銷方式應(yīng)該是怎樣的？ 審計(jì)也是要人來親自做，它也是有成本上限的，人的精力有限，不可能每次審計(jì)都翻地毯似的把所有單據(jù)查個(gè)遍，所以抓大放小是具體審計(jì)工作中的一種原則和規(guī)律。亦即，審計(jì)人員會清查一定數(shù)額以上的報(bào)銷單據(jù)，而在這個(gè)數(shù)額以下，最多只是抽查。 所以正確的報(bào)銷方式應(yīng)該是：不要把打的票積攢到一定程度再去報(bào)銷，而是分開報(bào)銷，多勤快點(diǎn)，多跑幾趟財(cái)務(wù)處。 前一陣子，有一位年輕老師攢了幾千塊的打的票要報(bào)銷。我告訴他不要一次性報(bào)銷，要分開，多跑幾次財(cái)務(wù)處，否則審計(jì)會查。他義正言辭的說：“我報(bào)銷的又不是假發(fā)票，查又怎樣？我不怕查�！� 我笑了：“一聽你這話就知道你沒被請去喝過茶。所謂查你，并不是說認(rèn)定你是個(gè)腐敗分子，要把你抓去坐牢，而是要你去進(jìn)行詳細(xì)的解釋，又是簽字，又是說明，一折騰大半天，到時(shí)候你整個(gè)人都不好了，還有什么心情繼續(xù)工作？” “難道，你被查過？”他反問我。 “呵呵。” 我還真被查過。 那是在2013年，我工作還不滿一年，正是一個(gè)快樂的好青年。忽然有一天，學(xué)校紀(jì)委打來一個(gè)電話，要我走一趟。我心說：“我一個(gè)社會名人，還怕到紀(jì)委走一趟？走就走！” 結(jié)果去了就傻眼了。 我收到一張表格，上面說我曾經(jīng)報(bào)銷過一張三千多元的餐票，要求解釋清楚我是在什么時(shí)間什么地點(diǎn)和什么人吃的什么飯？人均標(biāo)準(zhǔn)是多少？ 我十分努力的回憶，實(shí)在不記得自己曾經(jīng)組過這么大的局，報(bào)銷過這么大額的發(fā)票。于是我被財(cái)務(wù)處的一位老師帶到了一個(gè)陰森恐怖的房間，屋里全是上鎖的大鐵柜子，打開一看，滿滿的全是報(bào)銷單。接下來我被要求根據(jù)柜子上的索引找到這張三千多元餐費(fèi)的原始報(bào)銷單。 二十分鐘后，我找到了它，打開一看，上面果然有我的簽字。原來這是前一年年底的一張報(bào)銷單，距離我查找這張報(bào)銷單的日子已過去數(shù)月，難怪一時(shí)回憶不起來。 看到這個(gè)單子的信息，我忽然想起，這是在12年底，我所在的學(xué)院招待退休的老教授和一年級研究生班委的一次聚餐，一共幾十人，吃了三千多元。我并沒有參加這次聚餐，但由于當(dāng)時(shí)我在學(xué)院負(fù)責(zé)學(xué)生工作，所以系統(tǒng)里的報(bào)銷單是我填寫的。 我當(dāng)即給院長打了電話，問清楚當(dāng)時(shí)聚餐的情況，填好表格，上交。并最終獲準(zhǔn)可以離開。此后，紀(jì)委再沒有給我打過電話。 不過，直到今天，我的心里仍有一絲后怕。半年前的一次聚餐，是在什么時(shí)間什么地點(diǎn)和什么人吃的？誰能記得那么清楚？我很走運(yùn)，因?yàn)檫@一次我成功的回憶起報(bào)銷的細(xì)節(jié)�？扇f一我想不起來呢？ 人不是機(jī)器，過去發(fā)生的事不可能全都記得。即便你的記憶力出眾，那你的記憶力和你的生命，是不是今后都要完全投入到去記憶過去發(fā)生的每件事，并時(shí)刻準(zhǔn)備著被要求做解釋說明這項(xiàng)偉大的事業(yè)當(dāng)中呢？ 對于那些拍著胸脯說“我報(bào)銷的又不是假發(fā)票，查又怎樣？我不怕查。”的老師，我特別想說一句：識時(shí)務(wù)者為俊杰，不要自己給自己找麻煩。畢竟，在錦衣衛(wèi)面前，誰敢自稱葉良辰？ 3 “財(cái)務(wù)人員服務(wù)態(tài)度不好”VS“科研人員總填錯(cuò)報(bào)銷單” 在老師們眼里：本來財(cái)務(wù)制度就很復(fù)雜，財(cái)務(wù)前臺又不負(fù)責(zé)解釋，以至于經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況：第一次單子A處錯(cuò)了，財(cái)務(wù)退回來讓改。改完交過去財(cái)務(wù)又說B也錯(cuò)了，讓改。改完再發(fā)過去，財(cái)務(wù)又說C也不對。既然ABC都錯(cuò)了，為啥不能一次說清？遛猴呢？這樣的服務(wù)態(tài)度，差評！ 但在財(cái)務(wù)的角度：財(cái)務(wù)制度是很復(fù)雜，但比起老師們自己學(xué)科的知識而言是小兒科�？墒抢蠋焸儾⒉辉敢馊W(xué)習(xí)和了解，以至于填寫的報(bào)銷單錯(cuò)誤率極高，前臺一天如果收一百張老師們填寫的報(bào)銷單，里面能有六十張是填錯(cuò)的。而且很多時(shí)候你告訴他這樣填不對，他改了。下一次填下一張單子，同樣的錯(cuò)誤繼續(xù)犯。財(cái)務(wù)人員也是人，在面對這樣的情況時(shí)，誰也不能保證永遠(yuǎn)都有耐心��！ 4、買一樣?xùn)|西，然后拿發(fā)票去財(cái)務(wù)處報(bào)銷，共需要多少個(gè)步驟？ 1、政府采購 政府采購是國家法律規(guī)定的采購流程，它是強(qiáng)制性的，必須遵守。 你進(jìn)行任何一次采購前都要先看要買的這個(gè)東西在不在政府采購規(guī)定的目錄中，如果在政府采購目錄中，必須走政府采購。政府采購大致分為自行采購、分散采購、集中采購三種。具體各是是什么含義我就不解釋了，讀者可自行百度。 在這里我要吐槽的是集中采購，周期太長，一般要3個(gè)月以上。這意味著如果你要買臺電腦，而根據(jù)政府采購規(guī)定，電腦屬于集中采購的范疇，所以你今年10月份下訂單，最早要明年1月才能拿到貨。我去年買了一臺復(fù)印機(jī)，4月開春提交的申請，10月份貨才送上門。 政府采購目錄每年都在變化。有的商品今年不屬于政府采購的范疇，明年就突然變成政府采購了，后年說不定又不需要政府采購了。這變化就像女孩子的心情，誰都琢磨不透。 如果沒有遵守政府采購流程會怎么樣？情節(jié)輕微的寫個(gè)情況說明，作個(gè)檢討。嚴(yán)重的完全不能報(bào)銷，得自掏腰包。 講幾個(gè)生動的事例： （1）市面上賣的一個(gè)普通路由器，也就一百多塊錢，但它一直都在政府采購的規(guī)定目錄里。 我對此很不解，有一次碰到主管財(cái)務(wù)的校長老S，便問他：“S老師，一個(gè)路由器才幾十塊錢，為什么還要走政府采購呢？” 老S一拍大腿：“別提了，我組里之前買了個(gè)路由器，花了一百五，結(jié)果財(cái)務(wù)處說沒走政府采購，不能報(bào)銷，還得我自己掏腰包。規(guī)定如此，沒處說理去�！� 注：在2015年的政府采購目錄里，價(jià)格在1000元以下的路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備已經(jīng)不需要走政府采購了。2016年會怎樣？鬼才知道。 （2）我的部門很小，大部分是剛工作的年輕老師，對采購流程不了解，于是經(jīng)常出現(xiàn)如下的對話： L：“我要買個(gè)XXX” 我：“得走政府采購。” L：“為什么��？” 我：“這是規(guī)定�！� L：“這個(gè)規(guī)定不講道理�！� 我：“你跟我抱怨也沒用啊。” …… L：“我要買個(gè)YYY” 我：“得走政府采購。” L：“去年買的時(shí)候不是可以直接買嗎？” 我：“今年政府采購目錄變了�！� L：“無語�！� …… L：“我要買個(gè)ZZZ” 我：“得走政府采購�！� L：“我猜到了，所以我已經(jīng)到政府采購網(wǎng)上選好了品牌，應(yīng)該填申請表就可以�！� 我：“不，今年這個(gè)東西屬于集中采購，不允許你自己選品牌，只能選大概配置，而且要三個(gè)月以后才能拿到貨�！� L：“氧化鈣！” …… （3）2015年，租車的費(fèi)用被列入到了政府采購目錄中，這變化太突然，兄弟我未能及時(shí)覺察到這一點(diǎn)，以至于上個(gè)月我這里跟德國人搞的聯(lián)合教學(xué)活動，考察包車，未能找政府采購規(guī)定的租車公司，我上周剛寫了情況說明，做了檢討。 私下里跟租車公司的人打聽了一下，北京地區(qū)各事業(yè)單位今年外出活動包車卻忘了走政府采購的情況挺多的，貌似大伙都在寫檢討。唉，說起來都是眼淚。 2、論報(bào)銷單據(jù)的復(fù)雜性 政府采購很麻煩，每次采購都得先查目錄，稍不留神就會中招，輕則寫檢討，重則自己掏腰包。但比起在ARP系統(tǒng)中填寫報(bào)銷單，政府采購的流程卻要簡單得多。 科學(xué)院使用ARP系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷單的電子填報(bào)，當(dāng)你買完一樣?xùn)|西，要拿著發(fā)票開始填單據(jù)報(bào)銷時(shí)，真正的考驗(yàn)就來了： ①、不是什么發(fā)票都能報(bào)銷：辦 公用品，沒有提供明細(xì)的，不能報(bào)銷；明顯跟完成項(xiàng)目或科研工作無關(guān)的內(nèi)容，不能報(bào)銷。例如：手機(jī)——除非你能證明你買手機(jī)是為了做實(shí)驗(yàn)，否則不允許報(bào)銷； 育兒類圖書——除非你能證明你做的科研課題跟育兒有關(guān)，否則不能報(bào)銷。等等。至于什么發(fā)票能報(bào)，什么發(fā)票不能報(bào)，能不能通過窮舉法列一張大表格？答案是不 能，發(fā)票種類無窮多，每一種都得具體情況具體分析，你得列到哪年去？ ②在ARP系統(tǒng)中把所有的物品或報(bào)銷項(xiàng)目都進(jìn)行了分類，你得先根據(jù)基本分類選擇好要填寫的單據(jù)類別，否則就前功盡棄。這個(gè)分類很奇特，必須得有一些經(jīng)驗(yàn)才能準(zhǔn)確判斷一樣物品到底屬于什么類別的報(bào)銷項(xiàng)目。 例如：你買一臺電腦，報(bào)銷單要選擇固定資產(chǎn)的類別。而假如在買完這臺電腦后，又要買一塊固態(tài)硬盤，裝在這個(gè)電腦上，那么你報(bào)銷時(shí)要進(jìn)行固定資產(chǎn)添加，填寫的報(bào)銷單卻不屬于固定資產(chǎn)的類別，而是選擇普通報(bào)銷單的類別。可是假如你買的不是固態(tài)硬盤，而是一塊移動硬盤，那么你報(bào)銷時(shí)所填寫的報(bào)銷單則既不是固定資產(chǎn) 類別，也不是普通報(bào)銷單類別，而是材料消耗品類別，要記錄低耗。 還例如；你要買書報(bào)銷。你可能會覺得這是一種材料消耗品。但你在報(bào)銷時(shí)卻會發(fā)現(xiàn)，報(bào)銷單的類別是普通報(bào)銷單。而假如你大手筆一次性買了幾萬元的書，那么恭喜你，它會瞬間變身成固定資產(chǎn)。 ③、填完報(bào)銷單，簽字時(shí)還有多種要求：一萬元以下找誰簽字；一萬元到十萬元之間找誰簽字；十萬元以上找誰簽字，層層分級。你必須得找對簽字的人才能完成最終的報(bào)銷。 ④、某些報(bào)銷類別還有其它附加要求，例如差旅費(fèi)。目前的報(bào)銷制度要求，國內(nèi)出差要填寫審批表，相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字。坐飛機(jī)要保留登機(jī)牌，買機(jī)票要走政府采購，不同級別的人允許選擇的座位檔次不一樣。差旅要和住宿相連，只有車票沒有住宿發(fā)票的無法報(bào)銷。國外出差更復(fù)雜，要提前一年上報(bào)出訪計(jì)劃，出訪要批件，報(bào)銷時(shí)除了各種發(fā)票外還需要預(yù)算表，核銷表，出訪公示等等。有時(shí)候你會感覺報(bào)銷一次比出國一次還麻煩。 總而言之，言而總之，這是一套非常復(fù)雜的系統(tǒng)，一般人不經(jīng)過半年以上在財(cái)務(wù)處的千錘百煉，不經(jīng)歷千百次的失敗，是無法做到在財(cái)務(wù)處笑傲江湖，面對財(cái)務(wù)處mm時(shí)談笑風(fēng)生的。 我國普遍實(shí)行科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制，誰拿到的科研課題，誰自己負(fù)責(zé)管理，如果課題組人多，可以安排一個(gè)人專門負(fù)責(zé)，如果課題組人少，就得負(fù)責(zé)人自己貼票自己填報(bào)銷單了。而這，非常耗費(fèi)時(shí)間。 根據(jù)我的計(jì)算，要求一個(gè)老師自己管理項(xiàng)目，自己整理發(fā)票填報(bào)銷單的話，這至少會占用他五分之一的工作時(shí)間，也就是一周要拿出一天專門做報(bào)銷的事情。 來源：吳寶俊的科學(xué)網(wǎng)博客 |
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